Support Assistant: Grants

Support Assistant: Grants



Founded in 2009, UHAI is Africa’s first indigenous activist fund for and by sex workers, and lesbian, gay, bisexual, trans, and intersex (LGBTI) people. Located in and led by the communities we serve, UHAI supports civil society organising across 7 East and Central African states—Burundi, Democratic Republic of Congo, Ethiopia, Kenya, Rwanda, Tanzania, and Uganda—and pan-African organising that is allied to our movements. UHAI is addressing poverty, and violence; and ensuring that education, employment, housing, and healthcare are accessible to all, without prejudice. We fund through a participatory approach where our grants are decided by the very communities that are fighting oppression and injustice daily. Naturally they are most informed of their needs.

Position Overview

Every year, UHAI reviews more than 200 grant requests and makes about 70 across 7 countries, in 3 languages (English, French and Kiswahili). This position will support UHAI’s Grants programme to serve our grantee partners more efficiently by providing programmatic and administrative support to the programme through:

  • Supporting collation, archiving and retrieval of grantee capacity prioritisation frameworks, and attendant follow up actions
  • Supporting the Grants team in set-up and maintenance of their programme calendar, plans, and schedules
  • Support the coordination of the logistics for the team’s travel, convenings outreaches, meetings and visits
  • Support the programme in documentation of programme processes, and meeting outcomes

Specific Tasks

Support to Capacity Support

  • Collate documentation of capacity gaps among grantees as identified in the Peer Grants Committee and Secretariat Grants Committee pre-implementation reports
  • Monitor implementation of grantees annual capacity development workplans as agreed upon during capacity prioritisation processes
  • Support needs assessment with identified participants of country convenings, and the Peer Grants Committee induction
  • Support in collation and review of applications for UHAI’s peer learning and exchange programme, AiR
  • Collate information and data on a quarterly basis to facilitate monitoring and evaluation of UHAI’s capacity support Support to Grantmaking
  • Support in preparation of grantees proposal materials for review by the Peer Grants Committee and Secretariat Grants Committee, including coordinating translation, scheduling and the minuting of grant review meetings, and support the collection and maintenance of meeting documents as required
  • Support the grant team in implementing various routine grantmaking actions throughout grants lifecycles, including: application receipts recording; communication of receipt of requests; and the communication of review outcomes and feedback

Support to Logistics

  • Provide the Grants team logistical and administrative support during the planning and preparation for grantee outreaches, convening, meetings and team travel in liaison with UHAI’s Finance and Operations department
  • Provide the Grants team logistical support and administrative support in regular orientation of the Peer Grants Committee (PGC), ensuring they are adequately prepared for their grantmaking role

Support to Documentation and Archiving

  • Take minutes at internal and external meetings, and track follow up actions emerging from meeting resolutions
  • Provide the grants team with support in implementation and review of UHAI’s digital grants system

And, any other support duties as assigned by the department.

Person Specification

A relevant degree in Business Administration, Public Health, Public Policy, Human Rights, Law, Project Management or Social Sciences

Excellent oral and written communication skills in English. Proficiency in French and/or Kiswahili will be an added advantage

Demonstrable knowledge of and experience in human rights advocacy for sex workers and sexual and gender minorities in the East and Central Africa region is highly desired

Sensitivity, flexibility, tolerance, and ability to listen and communicate clearly and effectively with people from diverse cultures and backgrounds

Discretion and ability to maintain utmost confidentiality

Competence in computing and demonstrable skills in database management will be an added advantage

Demonstrably strong organisational and analytical skills, with great attention to detail

Ability to work effectively both independently (without detailed daily supervision) and as a member of a team, on a wide range of tasks

Application Guidelines and Requirements UHAI is an equal opportunity employer and does not discriminate on any basis including ethnicity, physical ability, age, gender identity, and sexual orientation.

Application Details

Please submit the following as attachments to by or on 20th January 2020, with the e-mail subject Support Assistant: Grants.

A one-page cover letter discussing why you are interested in the position, and why you are an ideal candidate

Your current CV and scanned documents of your academic certificates.

Two 250-word essays touching on:

  1. The evolution and origin of criminality of homosexuality and sex work in relation to the colonial project, and the opportunities for change that remain to be harnessed. Kindly include proper citation and referencing;

       2. After 10-years of resourcing the East African LGBTIQ and sex worker movement from 2009 to date, UHAI is currently thinking through what kind of internal and external changes, if any, would need to happen, to grow her work over the next decade.  Kindly provide insights to the above.

UHAI EASHRI will offer a competitive salary and benefits package commensurate with experience and ability. We are an equal opportunity employer, and do not discriminate on any basis including ethnicity, physical ability, age, health, religion, origin, gender identity or expression, or sexual orientation.

Because we actively seek to recruit staff from the diversity of our communities, sexual and gender minorities and sex worker individuals are encouraged to apply.

Due to current limitations in work permit authorisations in Kenya, this position is open only to East Africans (that is, nationals of Burundi, Kenya, Rwanda, Tanzania, and Uganda).

Only shortlisted candidates will be contacted for interviews the following week. The successful applicant will be expected to start as soon as possible, and ideally by or in March 2020.




UHAI ambayo ilianzishwa 2009 ni ruzuku ya uanaharakati ya kwanza ya kiafrika ya na inayoundwa na wafanyakazi ya ngono, na watu wasagaji, kuchu, wanaovutiwa na jinsia zote, wabadilijinsia  na huntha (LGBTI). UHAI inapatikana katika na kuongozwa na jumuiya tunazotumikia na inafadhili upangaji wa mashirika ya kiraia katika mataifa saba ya Afrika ya Mashariki na ya Kati—Burundi, Jamhuri ya Kidemokrasia ya Kongo, Ethiopia, Kenya, Rwanda, Tanzania, na  Uganda na upangaji wa umoja wa Kiafrika ambao unahusiana na mashirika yetu. UHAI inashughulikia masuala ya umaskini,na vurugu; na kuhakikisha kwamba elimu , ajira, makazi na utunzaji wa kiafya unapatikana kwa wote bila ubaguzi. Tunatoa ufadhili kupitia mtazamo shirikishi ambapo ruzuku zetu zinaamuliwa na jamii zenyewe zinazohusika katika kupigana kila siku dhidi ya unyanyasaji na ukosefu wa haki. Kihalisi ndizo zinazofahamu zaidi kuhusu mahitaji yao. 

Muhtasari wa Nafasi  Husika 

Kila mwaka , UHAI inahakiki maombi ya ruzuku  zaidi ya 200 na kutoa takriban 70 kutoka kwa nchi 7 na katika lugha 3 (Kiingereza, Kifaransa na Kiswahili). Nafasi hii itasaidia mpango wa ruzuku wa UHAI ili kuwatumikia washirika wetu waruzukiwa kimipango na kiusimamizi kwa mpango huu kupitia:

  • Kusaidia kupangaji , uwekaji kumbukumbu, na utoaji wa miundo ya vipaumbele vya kiuwezo vya waruzukiwa na matendo husika yanayofuatilia 
  • Kusaidia timu ya ruzuku katika kutayarisjha na kudumisha ratiba ya mpango wao, mipango yao  na ratiba mbalimbali 
  • Kusaidia uratibu wa mipangilio ya usafiri wa timu, mikutano ya nyanjani, uendeshaji mikutano na matembezi
  • Kusaidia mpango katika kuandika michakato ya mipango na matokeo ya mikutano 

Kazi Mahsusi 

Usaidizi kwa Usaidizi wa Kiuwezo 

  • Kupanga maandishi kuhusu  mapengo ya kiuwezo miongoni mwa waruzukiwa kama inavyobainishwa katika ripoti za kabla ya utekelezaji za Kamati ya Ruzuku Mahirimu na Kamati ya Ruzuku ya Ukatibu 
  • Kufuatilia utekelezaji wa mipango ya kimwaka ya uwezeshaji wa waruzukiwa kama inavyokubalika wakati wa michakato ya uwekaji wa vipaumbele vya kiuwezo 
  • Kusaidia ukadiriaji wa mahitaji  pamoja na washiriki wanaotambulishwa kwa mikutano ya kinchi na Uelekezaji wa   ya Kamati ya Ruzuku Mahirimu.
  • Kusaidia upangaji  na uhakiki wa maombi yanayopokelewa  ili kutumika kwa mpango wa UHAI wa kujifunza kutokana na mahirimu na wa kubadilishana maarifa, AiR
  • Kupanga  habari na data kwa misingi ya robo mwaka ili kufanikisha ufuatilizi na tathmini ya uwezo wa UHAI 

Usaidizi kwa Utoaji Ruzuku  

  • Usaidizi katika utayarishaji wa vifaa vya mapendekezo ya waruzukiwa ili kuhakikiwa na Kamati ya Ruzuku Mahirimu na Kamati ya Ruzuku ya Ukatibu, pamoja na uratibishaji wa tafsiri, upangaji ratiba na uandikaji wa kukumbukumbu za mikutano ya uhakiki wa ruzuku, na kusaidia ukusanyaji na udumishaji wa stakabadhi za mikutano kama inavyohitajika 
  • Kusaidia timu ya ruzuku katika kutekeleza matendo ya kawaida ya utaoji ruzuku katika maisha ya ruzuku pamoja na: kuweka rekodi ya mapokezi ya maombi, mawasiliano kuhusu upokezi wa maombi na kuwasiliana kuhusu matokeo ya uhakiki na majibu
  • Usaidizi wa Mipangilio
  • Kupatia timu ya Ruzuku usaidizi wa kimpangilio  na wa kiusimamizi wakati wa kupanga na kutayarisha matembezi kwa waruzukiwa, kupanga mikutano, kuendesha mikutano na usafiri wa timu kwa ushirkiano na Idara ya Fedha na Utendakazi ya UHAI 
  • Kupatia timu ya Ruzuku usaidizi wa kimipangilio na usaidizi wa kiusimaizi katika uelekezaji  wa kawaida wa kamati ya Ruzuku Mahirimu (PGC) kwa kuhakikisha kuwa wanatayarishwa vya kutosha kwa wajibu wao wa utoaji ruzuku. 

Usaidizi katika Uandishi na Uwekaji Kumbukumbu 

  • Kuandika kumbukumbu katika mikutano ya nje na ndani na kufuatilia matendo fuatilizi yanayotokana na maamuzi ya mikutano 
  • Kupatia timu ya ruzuku  usaidizi katika utekelezaji na uhakiki wa mfumo wa kidigitali wa ruzuku wa UHAI 

Na, kazi zingine za kiusaidizi kama ambavyo inatolewa na idara.

Sifa Mahsusi za Mtu 

  1. Shahada ifaayo katika Usimamizi wa Kibiashara, Afya Ya Umma, Sera ya Umma, Haki za Binadamu, Sheria, Usimamizi wa Mradi au Sayansi za Kijamii 
  2. Stadi mufti za kimawasiliano katika matamshi na maandishi  katika Kiingereza. Ustadi katika Kifaransa na /au Kiswahili itakuwa ni faida nyongeza 
  3. Kuonyesha maarifa na tajiriba katika utetezi wa haki za binadamu kwa wafanyakazi ya ngono na wachache wa ujinsia na ujinsia katika Afrika ya Mashariki na ya Kati  inapendelewa zaidi 
  4. Uhisivu, unyumbufu, uvumilivu na uwezo wa kusikiza na kuwasiliana kwa uwazi na kwa ufanisi  na watu wa tamaduni na usuli anuwai
  5. Busara na uwezo wa kudumisha usiri wa kiwango cha juu 
  6. Uwezo katika ukokotozi  na kuonyesha stadi katika usimamizi wa mkusanyiko wa data utakuwa  faida nyongeza 
  7. Kuonyesha stadi madhubuti za upangaji na uchanganuzi pamoja na uzingativu mkuu wa kimaelezo  
  8. Uwezo wa kufanya kazi kwa ufanisi kama mtu huru  (bila ya kuwa na usimamizi wa kila siku) na kama mwanachama wa timu  katika kazi za aina mbalimbali. 

Miongozo ya Maombi na Mahitaji UHAI  ni mwajjiri anayetoa nafasi sawa na habagui kwa misingi yoyote ikiwemo kabila, uwezo wa kimwili, umri, jinsia, utambulisho wa  ujinsia, na mwelekeo wa ujinsia..

Maelezo ya Maombi 

Tafadhali wasilisha yafuatao kama viambatisho kwa kufikia au mnamo 20 Januari 2020, iliyo na mada ya anwani ya barua pepe Msaidizi wa Usaidizi; Ruzuku .

  • Barua ya juu ya ukurasa mmoja unaojadili kwa nini unataka nafasi hii, na kwa nini wewe ni  mtahiniwa bora zaidi 
  • Wasifu kazi  yako ya wakati uliopo na stakabadhi zilizochanganuliwa kielektroni  za vyeti vyako vya kielimu. 

Insha mbili za maneno 250 yanayogusia:

  1. Asili na mabadiliko katika uharamishwaji wa mapenzi ya jinsia moja na kazi ya ngono kwa jinisi inavyohusiana na mradi wa kikoloni na nafasi za mabadiliko ambazo bado zinasalia kutumika. Tafadhali jumuisha mitajo na urejelezi  unaofaa;
  2. Baada ya miaka kumi ya kufadhili mashirika ya LGBTIQ na wafanyakazi ya ngono ya Afrika Mashariki kuanzia 2009 hadi leo, UHAI hivi sasa inawazia aina ya mabadiliko ya nje na ndani ikiwa yapo ambayo yatahitaji kufanyika ili kukuza kazi yake katika mwongo ufuatao. Tafadhali toa mawazo kuhusiana na maoni ya hapo juu. 

UHAI EASHRI itatoa mshahara na furushi la faida lenye ushindani  ambalo linaambatana na tajiriba na uwezo. Sisi ni mwajiri wa nafasi sawa na hatubagui kwa misingi yoyote ikiwemo kabila, uwezo wa kimwili, umri, afya, dini, asili, utambulishio wa jinsia au uwasilishaji wake au mwelekeo wa ujinsia.

Kwa sababu tunatafuta hasa kuajiri wafanyakazi kutoka kwa uanuwai wa jamii zetu, watu binafsi ambao ni wachache wa ujinsia na jinsia na wafanyakazi wa ngono wanahimizwa kutuma maombi.

Kwa sababu za vikwazo vilivyopo katika uidhinishaji wa vibali vya kikazi  nchini Kenya nafasi hii iko wazi tu kwa watu kutoka Afrika Mashariki (yaani wananchi  kutoka mataifa ya Burundi, Kenya, Rwanda, Tanzania, na Uganda).

Watahiniwa tu ambao wanatakuwa kwenye orodha teule watafikiwa kwa mahojiano katika wiki inayofuatia. Mwombaji anayefaulu atatarajiwa kuanza kazi punde inavyowezekana, na kwa ubora kufikia au katika Machi 2020. 



A propos d’UHAI EASHRI

Fondé en 2009, UHAI est le premier fonds africain d’activistes autochtones pour et par les professionnel·le·s du sexe et les lesbiennes, gays, bisexuels, trans et intersexués (LGBTI). Situé aux sein des communautés et dirigé par les communautés que nous servons, UHAI soutient l’organisation de la société civile dans 7 États d’Afrique orientale et centrale – Burundi, République démocratique du Congo, Éthiopie, Kenya, Rwanda, Tanzanie et Ouganda – et l’organisation panafricaine des allié·e·s à nos mouvements. UHAI s’attaque à la pauvreté et à la violence; et fait en sorte que l’éducation, l’emploi, le logement et les soins de santé soient accessibles à tou·te·s, sans préjudice. Nous employons une approche participative à nos financements par laquelle les décisions sur nos subventions sont prises par les mêmes communautés qui luttent quotidiennement contre l’oppression et l’injustice. Naturellement, elles sont les mieux informées de leurs besoins.

Aperçu du poste

Chaque année, UHAI examine plus de 200 demandes de subventions et octroie environ 70 subventions dans 7 pays, en 3 langues (anglais, français et kiswahili). Le·la titulaire de ce poste soutiendra le programme de subventions d’UHAI pour servir nos partenaires bénéficiaires plus efficacement en fournissant un soutien programmatique et administratif au programme à travers:

  • la prise en charge de la collation, de l’archivage et de la récupération des cadres de hiérarchisation des capacités des bénéficiaires et des actions de suivi associées
  • le soutien à l’équipe de subventions dans la mise en place et le maintien du calendrier, des plans et des horaires de son programme
  • le soutien à la coordination de la logistique pour les déplacements de l’équipe, les réunions de sensibilisation, les réunions et les visites
  • le soutien au programme dans la documentation ses processus et l’atteinte de ses résultats

Tâches spécifiques

  • Soutien au renforcement des capacités
  • Documenter les lacunes en matières de capacité des bénéficiaires identifiées dans les rapports de pré-mise en œuvre du Comité des subventions par les pairs et du Comité des subventions du Secrétariat
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre des plans de travail annuels de développement des capacités des bénéficiaires, comme convenu lors des processus d’hiérarchisation des capacités
  • Soutenir l’évaluation des besoins avec les participant·e·s identifié·e·s des réunions de pays et l’initiation du Comité des subventions par les pairs
  • Aider à la collation et à l’examen des candidatures pour le programme d’apprentissage et d’échange entre pairs d’UHAI, AiR
  • Recueillir des informations et des données trimestriellement pour faciliter le suivi et l’évaluation d’UHAI
  • Renforcement des capacités Soutien à l’octroi de subventions
  • Appuyer la préparation des documents de proposition des bénéficiaires pour examen par le Comité des subventions par les pairs et le Comité des subventions du Secrétariat, y compris la coordination de la traduction, de la planification des réunions d’examen des subventions et la rédaction des procès-verbaux des réunions, et soutenir la collecte et le maintien des documents de réunion selon les besoins
  • Soutenir l’équipe de subventions dans la mise en œuvre de diverses actions de routine relatives à l’octroi de subventions tout au long du cycle de vie des subventions, y compris: enregistrer la réception des demandes; accuser la réception des demandes; et communiquer des résultats de l’examen et la rétroaction

Soutien à la logistique

  • Fournir à l’équipe des subventions un soutien logistique et administratif lors de la planification et de la préparation des contacts avec les bénéficiaires, des réunions, des réunions et des déplacements de l’équipe en collaboration avec le service des finances et des opérations d’UHAI
  • Fournir à l’équipe des subventions un soutien logistique et un soutien administratif lors de l’orientation régulière du Comité des subventions par les pairs (PGC), en veillant à ce ses membres soient correctement préparés pour leur rôle d’octroi de subventions.
  • Support à la documentation et à l’archivage
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions internes et externes et assurer le suivi des actions découlant des résolutions de réunion
  • Fournir à l’équipe des subventions un soutien dans la mise en œuvre et l’examen du système numérique de subventions d’UHAI

Et, toute autre tâche de soutien assignée par le service.

Spécifications de la personne

  1. Etre titulaire d’ un diplôme pertinent en administration des affaires, santé publique, politique publique, droits humains, droit, gestion de projet ou sciences sociales.
  2. Avoir des excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais. Avoir une maîtrise du français et / ou du kiswahili sera un atout supplémentaire.
  3. Les connaissances et une expérience démontrables du plaidoyer en faveur des droits humains des professionnel·le·s du sexe et des minorités sexuelles et de genre dans la région de l’Afrique orientale et centrale sont vivement souhaitées.
  4. Faire preuve de sensibilité, flexibilité, tolérance et capacité d’écouter et de communiquer clairement et efficacement avec des personnes de cultures et d’horizons divers.
  5. Avoir une discrétion et une capacité à maintenir la plus grande confidentialité.
  6. La maîtrise de l’outil informatique et des compétences démontrables en gestion de bases de données seront un atout supplémentaire.
  7. Avoir des compétences organisationnelles et analytiques manifestement solides, prêtant une grande attention aux détails.
  8. Avoir la capacité à travailler efficacement de manière autonome (sans supervision quotidienne détaillée) et en tant que membre d’une équipe, sur un large éventail de tâches.
  9. Conformément à ses lignes directrices et exigences relatives à la demande d’emploi, UHAI est un employeur qui garantie l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination sur aucune base, notamment l’origine ethnique, les capacités physiques, l’âge, l’identité de genre et l’orientation sexuelle.

Détails de la demande

S’il vous plaît soumettre les documents suivants comme pièces jointes à au plus tard le 20 janvier 2020, le titre du courriel étant Support Assistant: Grants.

  • Une lettre de motivation d’une page expliquant pourquoi vous êtes intéressé·e par le poste et pourquoi vous êtes un·e candidat·e idéal·e
  • Votre CV actuel et les documents scannés de vos certificats académiques.

Deux rédactions de 250 mots sur:

  1. L’évolution et l’origine de la criminalisation de l’homosexualité et du travail du sexe par rapport au projet colonial, et les opportunités de changement qui restent à exploiter. Veuillez inclure une citation et un référencement appropriés.
  2. Après 10 ans de financement du mouvement LGBTIQ et des professionnel·le·s du sexe d’Afrique de l’Est de 2009 à ce jour, UHAI réfléchit actuellement au type de changements internes et externes, le cas échéant, qui devraient se produire, pour développer son travail au cours de la prochaine décennie.  Veuillez fournir une réflexion sur ce qui précède.

UHAI EASHRI offrira un salaire et des avantages sociaux compétitifs proportionnés à l’expérience et aux capacités. Nous sommes un employeur qui garantie l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination sur aucune base, y compris l’origine ethnique, les capacités physiques, l’âge, la santé, la religion, l’origine, l’identité ou l’expression de genre ou l’orientation sexuelle.

Parce que nous cherchons activement à recruter du personnel au sein de la diversité de nos communautés, les minorités sexuelles et de genre et les travailleurs et travailleuses du sexe sont encouragé·e·s à postuler.

En raison des limites actuelles des autorisations de permis de travail au Kenya, ce poste n’est ouvert qu’aux ressortissant·e·s de l’Afrique de l’Est (c’est-à-dire aux ressortissant·e·s du Burundi, du Kenya, du Rwanda, de la Tanzanie et de l’Ouganda).


Seul·le·s les candidat·e·s présélectionné·e·s seront contacté·e·s pour des entretiens la semaine suivante. Le·la candidat·e retenu·e devra commencer le plus tôt possible, et idéalement au plus tard le 1er mars 2020.